INSTRUCŢIUNI DE UTILIZARE A SERVICIULUI DE DEPUNERE A DECLARAŢIILOR ON-LINE

SCOPUL ACESTUI MANUAL

Aceste instrucţiuni descriu etapele necesare pentru transmiterea prin Internet a declaraţiilor fiscale, conform Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 858/2008, cu modificările şi completările ulterioare. Se pot depune în acest mod următoarele declaraţii:

ETAPELE PE SCURT


1. Obţineţi un certificat de semnătură electronică de la o firmă autorizată.
2. Instalaţi programul Adobe Reader 8.2.
3. Descărcaţi documentul de confirmare de pe portalul ANAF, completaţi-l şi transmiteţi-l la ANAF.
4. Listaţi, semnaţi şi ştampilaţi cererea de utilizare a serviciului de depunere electronică (formularul 150).
5. Prezentaţi documentele necesare la unitatea fiscală de care aparţineţi.
6. Aşteptaţi primirea pe e-mail a dreptului de utilizare a serviciului.
7. Descărcaţi formularele electronice de pe portalul ANAF.
8. Completaţi formularele de declaraţii.
9. Transmiteţi declaraţiile.
10. Examinaţi starea declaraţiilor transmise.

CERINŢE DE SISTEM

Sistemul de transmitere prin Internet a declaraţiilor fiscale funcţionează pe majoritatea calculatoarelor cu sistem de operare Windows. Pentru detalii şi pentru descărcarea programului Adobe Reader 8.2, apăsaţi AICI.
Înainte de orice operaţie, vă recomandăm să creaţi un folder cu numele DECEL (declarare electronică), unde veţi salva toate fişierele necesare acestei aplicaţii.

DESPRE CERTIFICATELE DIGITALE CALIFICATE

Pentru a transmite o declaraţie fiscală prin Internet trebuie să aplicaţi o semnătură electronică, obţinută printr-un certificat digital. Conform OMEF 858/2008, certificatele digitale se obţin de la furnizorii de servicii de certificare acreditaţi în condiţiile Legii 455/2001 privind semnătura electronică. Acest certificat digital este denumit în continuare certificat digital calificat. Pentru detalii privind obţinerea unui certificat digital calificat, apăsaţi AICI.

Pentru siguranţa transmiterii datelor, trebuie ca certificatul digital calificat deţinut de dvs. să fie confirmat de cel care vi l-a eliberat. Pentru aceasta, descărcaţi următorul document de confirmare de pe portalul ANAF, pagina Asistenţă Contribuabili, modulul Toate formularele cu explicaţii la adresa:
http://static.anaf.ro/static/10/Anaf/formulare/confirmare.pdf. Completaţi documentul de confirmare, aplicând semnătura digitală în căsuţa Semnătură utilizator.

Completaţi documentul doar în jumătatea de sus, nu semnaţi şi în locul Autorităţii de Certificare.

La apăsarea pe butonul Validate Signature nu trebuie să apară erori. Dacă aveţi probleme, apăsaţi AICI. Trimiteţi acest fişier prin e-mail la firma care v-a eliberat certificatul digital. Aceasta va verifica datele din documentul dvs. şi va aplica semnătura electronică în căsuţa Semnătură autoritate de certificare, după care va înapoia pe adresa dvs. de e-mail documentul confirmat.

Cu acest document vă înregistraţi acum la ANAF, astfel: intraţi pe portalul ANAF, meniul Depunere declaraţii, modulul Înregistrare certificate calificate. Selectaţi (cu butonul Browse) documentul de confirmare, apoi îl trimiteţi apăsând butonul Transmite documentul.

Apoi introduceţi următoarele date:

Apăsaţi apoi butonul Submit pentru transmiterea acestor date.

Pe ecran se va afişa formularul 150 Cerere pentru utilizarea unui certificat digital calificat, completată cu datele pe care le-aţi introdus mai înainte. Apăsaţi butonul Tipăreşte cererea pentru a obţine un formular pe hârtie. Pentru declaraţia 200 privind veniturile realizate, apăsaţi AICI.
Dacă aveţi dreptul să depuneţi declaraţii fiscale pentru mai mulţi contribuabili, apăsaţi pe Continuă cu înregistrarea unui alt CUI şi procedura se reia ca mai sus. Vă trebuie doar un singur certificat calificat, dar trebuie să aveţi împuternicire de la fiecare contribuabil.

Pregătiţi următoarele documente: Apoi prezentaţi aceste documente la unitatea fiscală în a cărei rază îşi are domiciliul fiscal contribuabilul (pentru adresele unităţilor fiscale, apăsaţi AICI). Pe baza documentelor depuse, organul fiscal verifică realitatea datelor înscrise în cerere. Puteţi utiliza serviciul Depunere declaraţii on-line după ce primiţi o confirmare prin poşta electronică (în general în termen de 4 zile), la adresa menţionată în formularul 150. Din acest moment puteţi să depuneţi şi să vizualizaţi declaraţiile fiscale on-line.
Dacă ulterior vă reînnoiţi certificatul digital calificat, apăsaţi pentru detalii AICI.

REVOCAREA ACCESULUI LA SERVICIUL DE DEPUNERE ON-LINE

Pot exista cazuri în care agentul economic care depune declaraţiile on-line doreşte să renunţe la acest serviciu; de exemplu, când persoana împuternicită să aplice semnătura digitală nu mai lucrează pentru aceeaşi firmă. Pentru detalii, apăsaţi AICI.

DESCĂRCAREA FORMULARELOR DE DECLARAŢII FISCALE

Accesaţi adresa de Internet a Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, Declaraţii electronice, Descărcare declaraţii: http://www.anaf.ro/public/wps/portal/ANAF/Depuneredecl/Descdecl .
Apare ecranul următor:

De aici se pot descărca atât formularele de declaraţii, cât şi instrucţiunile de completare ale acestora. Pentru a descărca o declaraţie în format pdf, aveţi două opţiuni:
- faceţi click pe numele acesteia. Se va deschide următoarea pagină (în exemplul nostru, am selectat declaraţia 100):

În această pagina faceţi click pe File iar apoi Save As... pentru ca fişierul să fie salvat pe calculatorul dumneavoastră.
- sau puneţi cursorul pe formatul dorit, daţi click cu butonul din dreapta al mouse-ului şi selectaţi opţiunea Save Target As ....
Pentru a descărca instrucţiunile de completare se procedează în mod similar.

COMPLETAREA FORMULARELOR

În cele ce urmează veţi găsi explicaţii privind completarea declaraţiilor din punct de vedere informatic. Pentru explicaţii privind natura fiscală a datelor, vă rugăm să descărcaţi instrucţiunile de completare prezentate lângă formularul pdf.
Completarea formularelor de declaraţii fiscale se poate face fără a vă conecta la Internet.
Alegeţi fişierul cu declaraţia pe care doriţi s-o completaţi, apoi executaţi un dublu-click pentru a lansa în execuţie programul Adobe Reader, cu care veţi introduce datele în formular.
Navigarea în cadrul unei declaraţii în format PDF se efectuează cu ajutorul tastei Tab sau printr-un click cu mouse-ul în cadrul unei celule (câmp). Câmpurile ce au ca valoare un rezultat, calculat din valorile din alte câmpuri, sunt colorate diferit; nu puteţi să le modificaţi pe acestea;


În cadrul unor declaraţii în format PDF se află un buton de forma ? ; dacă daţi click, obţineţi ajutor pentru completarea formularului;


Dacă doriţi să faceţi o pauză în completarea declaraţiei, cu păstrarea datelor încărcate până la acest moment, puteţi salva acest fişier cu comanda: File – Save as ...
După ce aţi completat datele de natură fiscală, treceţi la verificarea declaraţiei: se realizează cu butonul VALIDARE, de la finalul declaraţiei.
Validarea are ca scop să verifice că s-au completat câmpurile obligatorii. Ca să vedeţi care câmpuri sunt obligatorii, apăsaţi butonul Highlight fields; ele vor apare încadrate într un chenar roşu. De exemplu, la declaraţia 100 se prezintă astfel:


Dacă validarea nu a dat mesaje de eroare, declaraţia este pregătită pentru semnarea electronică şi transmitere. Semnarea electronică a declaraţiei reprezintă un element foarte important pe care vă rugăm să-l trataţi cu atenţie. Din punct de vedere tehnic, semnarea electronică reprezintă o modalitate prin care se certifică şi se protejează confidenţialitatea datelor din formularul PDF completat. În mod practic, semnarea electronică se realizează prin intermediul certificatului digital instalat pe calculatorul dvs., apăsând zona albastră din câmpul Semnătura.


Pe ecran apare imaginea următoare. Dacă aveţi mai multe certificate digitale, selectaţi semnătura corespunzătoare cu contribuabilul pentru care se întocmeşte declaraţia.


Aplicaţi semnătura, apăsând butonul Sign. Se generează o fereastră de salvare a formularului, cu numele recomandat în finalul formularului (Exemplu: declaraţia 100 întocmită pentru luna martie 2007).


Vă recomandăm ca, pentru declaraţia completată, să folosiţi numele de fişier propus de program; astfel, în numele 100_0310_J22000010 se va şti că s-a transmis declaraţia 100 pentru luna martie, în anul 2010, pentru agentul economic cu codul fiscal J22000010.

Dacă interveniţi asupra formularului după momentul semnării şi salvării, atunci trebuie obligatoriu acţionat din nou butonul de Validare şi reluat procesul semnării. Nu recomandăm modificări repetate asupra unei declaraţii semnate, deoarece dimensiunea formularului creşte, iar transmiterea va dura mai mult. Formularul o dată salvat trebuie transmis întocmai, deoarece orice intervenţie ulterioară, chiar şi simpla lui deschidere fără a efectua vreo modificare, conduce la vicierea semnăturii. Pentru detalii, apăsaţi AICI.

DEPUNEREA ON-LINE A DECLARAŢIILOR FISCALE

Intraţi pe portalul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală şi apăsaţi butonul Declaraţii electronice din meniu, selectaţi apoi pagina Transmitere declaraţii. A
păsaţi butonul Browse, selectaţi declaraţia completată pentru transmitere şi apăsaţi Open. Spre exemplu, putem considera ca se transmite fişierul 100_0310_J22000010.pdf. El a fost iniţial formularul gol al declaraţiei 100, cu numele de fişier D100-V1.pdf, aşa cum a fost descărcat de pe portalul ANAF. Apăsaţi apoi butonul Transmite Declaraţia.
Un document transmis cu succes va fi urmat de un mesaj de tipul următor:


Puteţi să vă opriţi aici, deoarece declaraţia a fost înregistrată la ANAF. Dar puteţi să mai trimiteţi altă declaraţie, sau să vedeţi numărul cu care a fost înregistrată.
Atenţie: nu lăsaţi transmiterea declaraţiilor pentru ultima clipă! Vă expuneţi riscului unui trafic aglomerat pe portalul ANAF. Există şi riscul de a nu a putea depune declaraţia în termen !

CE SE ÎNTÂMPLĂ DUPĂ TRANSMITERE

După transmiterea declaraţiei prin serviciul de depunere on-line, fişierul se primeşte în sistemul informatic central al Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, de unde se trimite unităţii fiscale de care aparţine contribuabilul. Organele fiscale competente le analizează, iar fişierele care conţin mesajele de răspuns generate automat la prelucrare se întorc in sistemele informatice ANAF, pentru a fi publicate spre vizualizare.

VIZUALIZAREA DECLARAŢIILOR DEPUSE PRIN INTERNET

Vizualizarea declaraţiilor depuse necesită logarea pe portal. Pentru logare apăsaţi butonul Login (marcat cu roşu, sus în dreapta)

După aceea, apăsaţi butonul PREZENTARE CERTIFICAT :


Din fereastra Choose a digital certificate, selectaţi certificatul dvs., apoi apăsaţi butonul OK, iar în fereastra următoare, ca în imaginea de mai jos, apăsaţi butonul Yes:


Pentru afişarea declaraţiilor depuse apăsaţi butonul Vizualizare declaraţii din meniul principal. În pagina Vizualizare declaraţii depuse selectaţi codul firmei pentru care doriţi să vedeţi declaraţiile depuse şi apăsaţi butonul Afişează. Atunci veţi primi următoarele informaţii:

RECIPISA

Observaţi că pentru fiecare depunere există asociată o recipisă. Dacă faceţi click pe aceasta, veţi obţine următorul ecran:

Puteţi salva această recipisă (click dreapta, Save target as...) şi denumiţi fişierul cu numărul de înregistrare al documentului asociat. Aceasta este dovada dvs. că aţi depus respectiva declaraţie la data specificată în recipisă. Detalii AICI.

MESAJE PRIMITE DUPĂ PRELUCRAREA DECLARAŢIEI

După prelucrarea declaraţiei dvs. la unitatea fiscală de care aparţine contribuabilul, se pot primi următoarele mesaje: Mesaje obţinute la depunere

  • Stare: Documentul depus este o declaraţie fiscala. Acest mesaj apare dacă documentul depus este o declaraţie validă (documentul conţine codul formularului, perioada de raportare şi CUI-ul). Dacă primiţi acest mesaj, atunci depunerea se poate considera efectuată. Pentru a afla dacă declaraţia este completată corect, urmăriţi în continuare mesajele ce apar, până ce vedeţi mesajul Declaraţia a fost prelucrată. Dacă în locul acestui mesaj veţi obţine mesaje care indică erori la prelucrare, veţi fi contactat de Administraţia finanţelor publice respectivă; depunerea se consideră invalidă şi trebuie să repetaţi procedura de depunere după corectarea erorilor, folosind formularele şi respectând instrucţiunile de completare prezentate în modulul Descărcare formulare.
  • Documentul depus nu este o declaraţie tip pdf sau nu este semnat cu un certificat digital. Va rugam refaceti depunerea. Daca eroarea persista sunati la 319.98.89/int. 175, sau trimiteti email pe adresa admin.portal@mfinante.ro . Acest mesaj indică faptul că declaraţia depusă nu este semnată cu certificat digital. Vă rugăm să respectaţi instrucţiunile pentru depunerea electronică a declaraţiilor.
  • Stare: Documentul depus nu conţine o declaraţie fiscală. Nu există cod formular. Vă rugăm să refaceţi documentul utilizând formularele şi instrucţiunile de completare prezentate la Descărcare formulare. Acest mesaj apare în cazul în care documentul trimis nu are codul formularului. Aceasta eroare poate să apară numai în cazul în care încercaţi să folosiţi alte formulare decât cele existente pe site în secţiunea Descărcare formulare.
  • Stare: Documentul depus nu conţine o declaraţie fiscală. Nu conţine luna din perioada de raportare. Vă rugăm să refaceţi documentul utilizând formularele şi instrucţiunile de completare prezentate la Descărcare formulare. Acest mesaj apare în cazul în care documentul trimis nu are completată luna din perioada de raportare. Aceasta eroare poate să apară numai în cazul în care încercaţi să folosiţi alte formulare decât cele existente pe site în secţiunea Descărcare formulare.
  • Stare: Documentul depus nu conţine o declaraţie fiscală. Nu conţine anul din perioada de raportare. Vă rugăm să refaceţi documentul utilizând formularele şi instrucţiunile de completare prezentate la Descărcare formulare. Acest mesaj apare în cazul în care documentul trimis nu are completat anul din perioada de raportare. Aceasta eroare poate să apară numai în cazul în care încercaţi să folosiţi alte formulare decât cele existente pe site în secţiunea Descărcare formulare.
  • Stare: Documentul depus nu conţine o declaraţie fiscală. Nu corespunde codul din document cu codul din certificat. Va rugăm verificaţi că aţi introdus corect CUI-ul şi că ati semnat cu certificatul corespunzător. Vă rugăm să refaceţi documentul şi să efectuaţi o nouă depunere. Acest mesaj apare în cazul în care documentul trimis nu are completat corect codul de identificare fiscală. Aceasta eroare poate fi datorată completării incorecte a codului de identificare fiscală. De exemplu, codul real este 19578 şi s-a introdus 19577. Comparaţia se face între codul introdus în document şi cel din certificatul cu care s-a semnat documentul. Depunerea se consideră invalidă şi trebuie repetată procedura de depunere, cu remedierea erorilor, prin folosirea formularelor şi a instrucţiunilor de completare prezentate pe site, în secţiunea Descarcare formulare.
  • Stare: Documentul depus nu conţine o declaraţie fiscală. Semnătura este invalidă. Vă rugăm să refaceţi documentul utilizând formularele şi instrucţiunile de completare prezentate la Descarcare formulare. Acest mesaj apare în cazul în care documentul semnat a suferit modificări după semnare, înainte de a fi transmis. Acest caz este ipotetic dacă se utilizează formularele de pe site, deoarece modificarea documentului după semnare produce automat ştergerea semnăturii şi imposibilitatea salvării documentului cu modificări ulterioare semnării lui. Depunerea se consideră invalidă şi trebuie repetată procedura de depunere, cu remedierea erorilor, prin folosirea formularelor şi a instrucţiunilor de completare prezentate pe site, în secţiunea Descarcare formulare.

    Mesaje primite în urma verificării declaraţiilor la organul fiscal competent

  • Informaţii după prelucrare: Declaraţia a fost prelucrată.
  • Informaţii după prelucrare: Declaraţia a fost prelucrată şi au fost identificate erori. Veţi fi notificat pentru corectarea acestora.
    Erorile provin de la corelaţiile din cadrul declaraţiei – sume calculate, totaluri, verificări cu alte declaraţii, etc.
  • Informaţii după prelucrare: Declaraţia nu a fost prelucrată. Fişierul transmis este eronat.
    Nu se respectă conţinutul standard al fişierului (include şi faptul că fişierul conţine aceleaşi date cu ale unei declaraţii depuse anterior) sau informaţiile referitoare la codul fiscal, perioada de raportare, tipul formularului sunt eronate.
  • Informaţii după prelucrare: Declaraţia nu a fost prelucrată. Fişierul transmis are erori de completare. Verificaţi sumele datorate/deductibile/de plată şi de recuperat.
    Erorile provin de la corelaţiile din cadrul declaraţiei 100 – a se citi instrucţiunile de completare pentru rândurile 1, 2, 3, 4.
  • Informaţii după prelucrare: Declaraţia nu a fost prelucrată. A mai fost depusă o declaraţie pentru aceeaşi perioadă.
    Nu se acceptă depunerea mai multor deconturi de TVA pentru aceeaşi perioadă de raportare.
  • Informaţii după prelucrare: Declaraţia nu a fost prelucrată. Contribuabilul nu este înregistrat ca plătitor de TVA.
    Pentru declaraţii depuse de contribuabili care nu sunt înregistraţi ca plătitori de TVA la organul fiscal de care aparţin.
  • Informaţii după prelucrare: Declaraţia nu a fost prelucrată. Contribuabilul este înregistrat ca plătitor de TVA trimestrial.
    Pentru declaraţii depuse la alte perioade de raportare decât trimestrul – lunile 3, 6, 9 ,12.
  • Informaţii după prelucrare: Declaraţia nu a fost prelucrată. Contribuabilul este înregistrat ca plătitor de TVA semestrial.
    Pentru declaraţii depuse la alte perioade de raportare decât semestrul – lunile 6, 12.
  • Informaţii după prelucrare: Declaraţia nu a fost prelucrată. Contribuabilul este înregistrat ca plătitor de TVA anual.
    Pentru declaraţii depuse la alte perioade de raportare decât anul – luna 12.
  • Informaţii după prelucrare: Declaraţia nu a fost prelucrată. Codul de identificare fiscala este eronat.
  • Informaţii după prelucrare: Declaraţia nu a fost prelucrată. Vă rugăm să folosiţi alt canal de depunere a declaraţiei.

    Dacă mesajul este altul decât Declaraţia a fost prelucrată, veţi fi notificat pentru corectarea acestora de către administraţia finanţelor publice de care aparţineţi, fiind totodată informat de erorile conţinute de declaraţia depusă.