Ordinul
ministrului finanţelor publice Nr. 1389 din 22 august 2006
privind
modificarea şi completarea Ordinului ministrului finanţelor publice
nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând
standardele de management/control intern la entităţile publice
şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial
publicat în Monitorul Oficial nr. 771 din 12 septembrie 2006
În temeiul art. 11
alin. (5) din Hotărârea Guvernului nr. 208/2005 privind organizarea
şi funcţionarea Ministerului Finanţelor Publice şi a
Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, cu modificările
şi completările ulterioare,
în baza
prevederilor art. 5 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999
privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată,
având în vedere
prevederile art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele
publice, cu modificările ulterioare,
ministrul
finanţelor publice emite următorul ordin:
ART. 1
Ordinul
ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului
controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la
entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control
managerial, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 675 din 28
iulie 2005, se modifică şi se completează după cum
urmează:
1. Articolul 1 va
avea următorul cuprins:
"ART. 1
Se aprobă
Codul controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern
la entităţile publice, prevăzut în anexa nr. 1."
2. La articolul 3,
după alineatul (2) se introduce un nou alineat, alineatul (3), cu
următorul cuprins:
"(3) În
vederea elaborării procedurilor formalizate pe activităţi,
entităţile publice pot utiliza modelul prezentat în anexa nr.
2."
3. După articolul
5 se introduce un nou articol, articolul 51, cu următorul
cuprins:
"ART. 51
Anexele nr. 1
şi 2 fac parte integrantă din prezentul ordin."
4. La punctul 2
"Scopul şi definirea standardelor de control intern", de la
"Prezentare generală", cuprins în anexa nr. 1, după ultimul
alineat se introduce un nou alineat, cu următorul cuprins:
"În contextul
acţiunilor pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemelor de control
managerial, entităţile publice au obligaţia actualizării
permanente a listei actelor normative reprezentative, cuprinse în componenta
«referinţe principale» a fiecărui standard, precum şi a
completării acesteia cu orice alte reglementări care cuprind
prevederi aplicabile fiecărui standard."
5. Anexa la
Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 devine anexa nr. 1 la
acelaşi ordin şi se introduce o nouă anexă, anexa nr. 2, al
cărei conţinut este prevăzut în anexa care face parte
integrantă din prezentul ordin.
ART. 2
Prezentul ordin va
fi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi va fi
afişat pe pagina de internet a Ministerului Finanţelor Publice.
Ministrul
finanţelor publice,
Sebastian
Teodor Gheorghe Vlădescu
ANEXA 1
(Anexa nr.
2 la Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005)
_________
Entitatea
publică ............................ | MODEL
|
Departamentul (Direcţia)
.....................
|_________|
PROCEDURA
OPERAŢIONALĂ*)
.......................
.......................
COD: P.O.
........
Ediţia ...................
Revizia ..................
------------
*) Componentele 1 - 11 ale Procedurii
operaţionale sunt reproduse în facsimil.
______________________________________________________________________________
| Entitatea
publică | Procedura
operaţională | Ediţia .................. |
|
....................... | .....................
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| Departamentul
(Direcţia)| Cod: P.O. ............ | Revizia ................. |
|
....................... |
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| | | Pagina ...... din
....... |
| |
|___________________________|
| | | Exemplar nr.
............ |
|_________________________|________________________|___________________________|
1. Lista responsabililor cu elaborarea,
verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în
cadrul ediţiei procedurii operaţionale
______________________________________________________________________________
| | Elemente privind | Numele şi
prenumele | Funcţia | Data | Semnătură |
| | responsabilii/ | | | | |
| | operaţiunea | | | | |
|____|__________________|_____________________|_________|__________|___________|
| |
1 | 2 |
3 | 4
| 5 |
|____|__________________|_____________________|_________|__________|___________|
|1.1.| Elaborat | | | | |
|____|__________________|_____________________|_________|__________|___________|
|1.2.| Verificat | | | | |
|____|__________________|_____________________|_________|__________|___________|
|1.3.| Aprobat | | | | |
|____|__________________|_____________________|_________|__________|___________|
______________________________________________________________________________
| Entitatea
publică | Procedura
operaţională | Ediţia .................. |
|
....................... | .....................
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| Departamentul
(Direcţia)| Cod: P.O. ............ | Revizia ................. |
|
....................... |
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| | | Pagina ...... din
....... |
| |
|___________________________|
| | | Exemplar nr.
............ |
|_________________________|________________________|___________________________|
2. Situaţia ediţiilor şi a
reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
______________________________________________________________________________
| | Ediţia sau, după |
Componenta | Modalitatea | Data
de la care se |
| | caz, revizia în |
revizuită | reviziei | aplică prevederile |
| | cadrul ediţiei | | | ediţiei sau reviziei |
| | | | | ediţiei |
|______|___________________|______________|_____________|______________________|
| |
1 | 2
| 3 |
4 |
|______|___________________|______________|_____________|______________________|
| 2.1. | Ediţia
I | x
| x | |
|______|___________________|______________|_____________|______________________|
| 2.2. | Revizia
1 | | | |
|______|___________________|______________|_____________|______________________|
| 2.3. | Revizia
2 | | | |
|______|___________________|______________|_____________|______________________|
| ... | Revizia ... | | |
|
|______|___________________|______________|_____________|______________________|
| ... | Ediţia a II-a |
x | x
| |
|______|___________________|______________|_____________|______________________|
| ... | Revizia 1 | | | |
|______|___________________|______________|_____________|______________________|
| 2.n. |
................. | | | |
|______|___________________|______________|_____________|______________________|
______________________________________________________________________________
| Entitatea
publică | Procedura
operaţională | Ediţia .................. |
|
....................... | .....................
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| Departamentul
(Direcţia)| Cod: P.O. ............ | Revizia ................. |
|
....................... |
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| | | Pagina ...... din
....... |
| |
|___________________________|
| | | Exemplar nr.
............ |
|_________________________|________________________|___________________________|
3. Lista cuprinzând persoanele la care se
difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei
procedurii operaţionale
______________________________________________________________________________
| | Scopul
| Exemplar| Compartiment| Funcţia| Nume şi| Data | Semnătură|
| | difuzării| nr. | | | prenume| primirii| |
|____|__________|_________|_____________|________|________|_________|__________|
| |
1 | 2
| 3 |
4 | 5 | 6
| 7 |
|____|__________|_________|_____________|________|________|_________|__________|
|3.1.| aplicare
| | | |
| | |
|____|__________|_________|_____________|________|________|_________|__________|
|3.2.| aplicare
| | | |
| | |
|____|__________|_________|_____________|________|________|_________|__________|
|... | ........
| | | |
| | |
|____|__________|_________|_____________|________|________|_________|__________|
|... |
informare| | | |
| | |
|____|__________|_________|_____________|________|________|_________|__________|
|... | ........ | | | |
| | |
|____|__________|_________|_____________|________|________|_________|__________|
|... |
evidenţă | | | |
| | |
|____|__________|_________|_____________|________|________|_________|__________|
|... | ........
| | | |
| | |
|____|__________|_________|_____________|________|________|_________|__________|
|... | arhivare
| | | |
| | |
|____|__________|_________|_____________|________|________|_________|__________|
|... | ........
| | | |
| | |
|____|__________|_________|_____________|________|________|_________|__________|
|... | alte |
| | |
| | |
| | scopuri
| | |
| | | |
|____|__________|_________|_____________|________|________|_________|__________|
|3.n.| ........
| | | |
| | |
|____|__________|_________|_____________|________|________|_________|__________|
______________________________________________________________________________
| Entitatea
publică | Procedura
operaţională | Ediţia .................. |
|
....................... | .....................
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| Departamentul
(Direcţia)| Cod: P.O. ............ | Revizia ................. |
|
....................... |
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| | | Pagina ...... din
....... |
| |
|___________________________|
| | | Exemplar nr.
............ |
|_________________________|________________________|___________________________|
4. Scopul procedurii operaţionale
4.1. Stabileşte modul de realizare a
activităţii, compartimentele şi persoanele implicate;
4.2. Dă asigurări cu privire la
existenţa documentaţiei adecvate derulării
activităţii;
4.3. Asigură continuitatea
activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a
personalului;
4.4. Sprijină auditul şi/sau alte
organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe
manager, în luarea deciziei;
..........................................................................
4.n. Alte scopuri specifice procedurii
operaţionale
______________________________________________________________________________
| Entitatea
publică | Procedura
operaţională | Ediţia .................. |
| .......................
| ..................... | Nr. de ex.
.............. |
| |
|___________________________|
| Departamentul
(Direcţia)| Cod: P.O. ............ | Revizia ................. |
|
....................... | | Nr. de ex.
.............. |
| |
|___________________________|
| | | Pagina ...... din
....... |
| | |___________________________|
| | | Exemplar nr.
............ |
|_________________________|________________________|___________________________|
5. Domeniul de aplicare a procedurii
operaţionale
5.1. Precizarea (definirea)
activităţii la care se referă procedura operaţională;
5.2. Delimitarea explicită a
activităţii procedurate în cadrul portofoliului de
activităţi desfăşurate de entitatea publică;
5.3. Listarea principalelor
activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea
procedurată;
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare
de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii
procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul
activităţii.
______________________________________________________________________________
| Entitatea
publică | Procedura
operaţională | Ediţia .................. |
|
....................... | .....................
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| Departamentul
(Direcţia)| Cod: P.O. ............ | Revizia ................. |
|
....................... |
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| | | Pagina ...... din
....... |
| |
|___________________________|
| | | Exemplar nr.
............ |
|_________________________|________________________|___________________________|
6.
Documente de referinţă (reglementări) aplicabile
activităţii procedurate
6.1. Reglementări internaţionale
-
-
-
6.2. Legislaţie primară
-
-
-
6.3. Legislaţie secundară
-
-
-
6.4. Alte documente, inclusiv
reglementări interne ale entităţii publice
-
-
-
______________________________________________________________________________
| Entitatea
publică | Procedura
operaţională | Ediţia .................. |
|
....................... | .....................
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| Departamentul
(Direcţia)| Cod: P.O. ............ | Revizia ................. |
|
....................... |
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| | | Pagina ...... din .......
|
| |
|___________________________|
| | | Exemplar nr.
............ |
|_________________________|________________________|___________________________|
7. Definiţii şi abrevieri ale
termenilor utilizaţi în procedura operaţională
7.1. Definiţii ale termenilor
______________________________________________________________________________
|Nr. | Termenul | Definiţia şi/sau,
dacă este cazul, actul care |
|crt.| | defineşte
termenul |
|____|________________________|________________________________________________|
| 1.| Procedura operaţională |
Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor |
| | | paşilor ce
trebuie urmaţi, a metodelor de lucru|
| | | stabilite şi a
regulilor de aplicat în vederea |
| | | realizării
activităţii, cu privire la aspectul |
| | | procesual |
|____|________________________|________________________________________________|
| 2.| Ediţie a unei proceduri| Forma
iniţială sau actualizată, după caz, a |
| | operaţionale | unei proceduri operaţionale,
aprobată şi |
| | | difuzată |
|____|________________________|________________________________________________|
| 3.| Revizia în cadrul unei | Acţiunile
de modificare, adăugare, suprimare
|
| | ediţii | sau altele asemenea,
după caz, a uneia sau a |
| | | mai multor componente
ale unei ediţii a |
| | | procedurii operaţionale,
acţiuni care au fost |
| | | aprobate şi
difuzate |
|____|________________________|________________________________________________|
|... |
...................... | .............................................. |
|____|________________________|________________________________________________|
| n | ...................... |
.............................................. |
|____|________________________|________________________________________________|
7.2. Abrevieri ale termenilor
__________________________________________
|Nr. | Abrevierea |
Termenul abreviat |
|crt.| | |
|____|____________|________________________|
| 1.| P.O.
| Procedura operaţională |
|____|____________|________________________|
| 2.| E
| Elaborare |
|____|____________|________________________|
| 3.| V
| Verificare |
|____|____________|________________________|
| 4.| A
| Aprobare |
|____|____________|________________________|
| 5.| Ap.
| Aplicare |
|____|____________|________________________|
| 6.| Ah.
| Arhivare |
|____|____________|________________________|
| ...| .......... |
............. |
|____|____________|________________________|
| n | .......... | ............. |
|____|____________|________________________|
______________________________________________________________________________
| Entitatea
publică | Procedura
operaţională | Ediţia .................. |
|
....................... | .....................
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| Departamentul
(Direcţia)| Cod: P.O. ............ | Revizia ................. |
|
....................... |
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| | | Pagina ...... din
....... |
| |
|___________________________|
| | | Exemplar nr.
............ |
|_________________________|________________________|___________________________|
8. Descrierea procedurii operaţionale
8.1. Generalităţi
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista şi provenienţa
documentelor
8.2.2. Conţinutul şi rolul
documentelor
8.2.3. Circuitul documentelor
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
8.3.2. Resurse umane
8.3.3. Resurse financiare
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaţiunilor
şi acţiunilor activităţii
8.4.2. Derularea operaţiunilor şi
acţiunilor activităţii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor
activităţii
______________________________________________________________________________
| Entitatea
publică | Procedura
operaţională | Ediţia .................. |
|
....................... | .....................
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| Departamentul
(Direcţia)| Cod: P.O. ............ | Revizia ................. |
|
....................... |
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| | | Pagina ...... din
....... |
| |
|___________________________|
| | | Exemplar nr.
............ |
|_________________________|________________________|___________________________|
9. Responsabilităţi şi
răspunderi în derularea activităţii
___________________________________________________________
|Nr. |
Compartimentul | I | II | III | IV | V
| VI | ... |
|crt.|
(postul)/acţiunea | | |
| | |
| |
| | (operaţiunea) |
| | |
| | |
|
|____|___________________|___|____|_____|____|___|____|_____|
| |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 |
5 | 6 | ... |
|____|___________________|___|____|_____|____|___|____|_____|
| 1 |
a | E | |
| | |
| |
|____|___________________|___|____|_____|____|___|____|_____|
| 2 |
b | | V | |
| | |
|
|____|___________________|___|____|_____|____|___|____|_____|
| 3 |
c |
| | A
| | |
| |
|____|___________________|___|____|_____|____|___|____|_____|
| 4 |
d | | | | Ap.|
| | |
|____|___________________|___|____|_____|____|___|____|_____|
| 5 |
e | | |
| |Ap.| |
|
|____|___________________|___|____|_____|____|___|____|_____|
| 6 |
f | | | |
| | Ah.| |
|____|___________________|___|____|_____|____|___|____|_____|
| ...| ... |
| | |
| | | ... |
|____|___________________|___|____|_____|____|___|____|_____|
| n |
z | | | |
| | | ... |
|____|___________________|___|____|_____|____|___|____|_____|
______________________________________________________________________________
| Entitatea
publică | Procedura
operaţională | Ediţia .................. |
|
....................... | .....................
| Nr. de ex. .............. |
| | |___________________________|
| Departamentul
(Direcţia)| Cod: P.O. ............ | Revizia ................. |
|
....................... |
| Nr. de ex. .............. |
| | |___________________________|
| | | Pagina ...... din
....... |
| |
|___________________________|
| | | Exemplar nr.
............ |
|_________________________|________________________|___________________________|
10. Anexe, înregistrări, arhivări
______________________________________________________________________________
|Nr. | Denumirea|
Elaborator|Aprobă|Număr de |Difuzare| Arhivare
|Alte |
|anexă|
anexei | | |exemplare| |______________|elemente|
| |
| | |
| | Loc|
Perioadă| |
|_____|__________|___________|______|_________|________|____|_________|________|
| 0
| 1 |
2 | 3
| 4 |
5 | 6 |
7 |
8 |
|_____|__________|___________|______|_________|________|____|_________|________|
| 1
| | | |
| | |
| |
|_____|__________|___________|______|_________|________|____|_________|________|
| 2
| | | |
| | |
| |
|_____|__________|___________|______|_________|________|____|_________|________|
| ... | | | |
| | |
| |
|_____|__________|___________|______|_________|________|____|_________|________|
| n
| | | |
| | |
| |
|_____|__________|___________|______|_________|________|____|_________|________|
______________________________________________________________________________
| Entitatea
publică | Procedura
operaţională | Ediţia .................. |
|
....................... | .....................
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| Departamentul
(Direcţia)| Cod: P.O. ............ | Revizia ................. |
|
....................... |
| Nr. de ex. .............. |
| |
|___________________________|
| | | Pagina ...... din
....... |
| |
|___________________________|
| | | Exemplar nr.
............ |
|_________________________|________________________|___________________________|
11. Cuprins
______________________________________________________________________________
|Numărul | Denumirea componentei din cadrul
procedurii operaţionale| Pagina|
|componentei |
| |
|în cadrul |
| |
|procedurii |
| |
|operaţionale|
| |
|____________|_________________________________________________________|_______|
| | Coperta | |
|____________|_________________________________________________________|_______|
| 1.
| Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi |
|
| | aprobarea ediţiei sau, după
caz, a reviziei în cadrul | |
| | ediţiei procedurii
operaţionale
| |
|____________|_________________________________________________________|_______|
| 2.
| Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul
ediţiilor | |
| | procedurii operaţionale | |
|____________|_________________________________________________________|_______|
| 3.
| Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia
| |
| | sau, după caz, revizia din
cadrul ediţiei procedurii | |
| | operaţionale
| |
|____________|_________________________________________________________|_______|
| 4.
| Scopul procedurii operaţionale | |
|____________|_________________________________________________________|_______|
| 5.
| Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale | |
|____________|_________________________________________________________|_______|
| 6.
| Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile |
|
| | activităţii
procedurate
| |
|____________|_________________________________________________________|_______|
| 7.
| Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în |
|
| | procedura
operaţională | |
|____________|_________________________________________________________|_______|
| 8.
| Descrierea procedurii operaţionale | |
|____________|_________________________________________________________|_______|
| 9.
| Responsabilităţi şi răspunderi în derularea
activităţii | |
|____________|_________________________________________________________|_______|
| 10.
| Anexe, înregistrări, arhivări | |
|____________|_________________________________________________________|_______|
| 11.
| Cuprins
| |
|____________|_________________________________________________________|_______|
PRECIZĂRI
cu privire la modelul de procedură
operaţională
A. Precizări generale
a.1) Prezenta procedură
operaţională este un model.
Modelul prezentat
completează segmentul instrumentelor de lucru referitoare la
activităţile entităţilor publice în domeniul
dezvoltării sistemelor de management financiar şi control, procedurile
operaţionale fiind cunoscute în practică şi sub alte denumiri:
proceduri de proces, proceduri formalizate etc.
a.2) Entităţile
publice, în funcţie de mărimea entităţii, de politica
adoptată cu privire la sistemul propriu de management financiar şi
control, de gradul de dotare, de tipurile de activităţi şi
complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedură
operaţională în forma prezentată, în forme completate şi
îmbunătăţite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de
proces, după modelul altor ghiduri întâlnite în practica domeniului, cu
precizarea că, indiferent de forma adoptată, trebuie avute în vedere
prevederile Standardului de control intern nr. 17 "Proceduri",
prezentat în anexa nr. 1 la ordin.
a.3) Pentru o bună gestionare
a elaborării, aprobării şi aplicării procedurilor
operaţionale, conducătorii entităţilor publice trebuie
să asigure derularea tuturor acţiunilor privind elaborarea
şi/sau dezvoltarea sistemelor de management financiar şi control,
dispuse la art. 2, 3 şi 4 din ordin.
a.4) Procedurile trebuie
elaborate, aprobate şi aplicate în condiţiile cunoaşterii
şi respectării regulilor de management constituite în cele 25 de
standarde de control prevăzute în anexa nr. 1 la ordin.
Indiferent de activitatea la
care se referă, o procedură operaţională poartă
amprenta fiecărui standard de control, din oricare dintre cele 5
elemente-cheie ale controlului managerial, respectiv mediul de control,
performanţa şi managementul riscului, informarea şi comunicarea,
activităţile de control, auditarea şi evaluarea.
a.5) Condiţiile
esenţiale ale procedurilor operaţionale stabilesc, printre altele,
că acestea trebuie să fie scrise şi formalizate pe suport hârtie
şi/sau electronic, simple şi specifice pentru fiecare activitate,
actualizate în mod permanent şi aduse la cunoştinţă
executanţilor şi celorlalţi factori interesaţi.
a.6) În măsura în care
dotarea tehnică şi pregătirea personalului permit,
operaţiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a
procedurilor operaţionale se pot derula şi prin utilizarea sistemelor
informatice.
B. Precizări privind
componentele modelului de procedură operaţională
b.1) Precizări comune
componentelor
b.1.1) Datele de identificare
din cartuşul de capăt se trec pe fiecare pagină, cu
modificările cerute de rubrici, acolo unde este cazul.
b.1.2) Denumirea procedurii
operaţionale şi codul acesteia se stabilesc în cadrul fiecărei
entităţi publice şi trebuie să reflecte activitatea
procedurată şi locul acesteia în sistemul de codificare utilizat.
b.1.3) Ediţiile se
numerotează cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre
arabe.
b.1.4) Orice modificare de
reglementare, organizatorică sau de altă natură, cu efect asupra
activităţii procedurate, determină revizia sau, după caz,
elaborarea unei noi ediţii pentru procedura operaţională
respectivă.
b.1.5) În măsura în care
este posibil, se asigură pagină distinctă pentru fiecare
componentă a procedurii operaţionale.
b.2) Precizări specifice
componentelor
b.2.1) Cu privire la Lista
responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau,
după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
(componenta 1):
- responsabilii se stabilesc,
pentru fiecare operaţiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de
decizie internă a conducătorului entităţii publice;
- când una sau mai multe
dintre operaţiuni se realizează, conform deciziei, de către un
grup sau o comisie, în listă se cuprind toţi membrii grupului sau ai
comisiei.
b.2.2) Cu privire la
Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor
procedurii operaţionale (componenta 2):
- se cuprind, în ordine
cronologică, toate ediţiile şi, respectiv, reviziile în cadrul
ediţiilor;
- când se realizează o
nouă ediţie a procedurii operaţionale, coloanele nr. 2 şi
3, privind componenta revizuită, precum şi modalitatea reviziei, nu
se completează;
- coloana nr. 3 (Modalitatea
reviziei) priveşte acţiunile de modificare, adăugare, suprimare
sau altele asemenea, după caz, referitoare la una sau mai multe componente
ale procedurii operaţionale;
- la fixarea datei de la care
se aplică prevederile noii ediţii sau revizii (coloana nr. 4) se are
în vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea şi studierea
acesteia de către aplicatori.
b.2.3) Cu privire la Lista
cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz,
revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale (componenta 3):
- coloana nr. 1 (Scopul
difuzării) are în vedere faptul că oricare compartiment/persoană
a cărui/cărei activitate intră sub incidenţa
aplicării, informării, evidenţei, arhivării sau este în
alte scopuri în legătură cu procedura respectivă trebuie să
aibă la dispoziţie acest instrument, inclusiv cu ocazia
actualizării prin noi ediţii sau revizii.
b.2.4) Cu privire la Scopul
procedurii operaţionale (componenta 4):
- entitatea publică, spre
deosebire de scopurile considerate generale şi prezentate ca exemple în
modelul procedurii operaţionale la această componentă,
identifică şi înscrie scopurile specifice în cazul fiecărei
proceduri operaţionale elaborate, ţinând cont de rolul, locul,
importanţa, precum şi de alte elemente privind activitatea procedurată;
de exemplu, în cazul unei activităţi de aprovizionare, unul dintre
scopurile specifice ale procedurii operaţionale este şi acela al
descrierii, identificării şi asigurării necesarului de produse
şi servicii.
b.2.5) Cu privire la Domeniul
de aplicare a procedurii operaţionale (componenta 5):
- această componentă
se bazează pe colaborarea dintre compartimentele entităţii
publice, astfel încât la fixarea şi definirea activităţii (pct.
5.1), la delimitarea acesteia de alte activităţi (pct. 5.2 şi
5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea
respectivă (pct. 5.4) să fie eliminată orice situaţie de
suprapunere de activităţi, de activităţi necuprinse în
procesul de analiză şi elaborare a procedurilor, de suprapunere de
atribuţii între compartimente, de atribuţii pentru care nu au fost
fixate responsabilităţi etc.;
- de exemplu, în cazul unei
proceduri operaţionale privind raportarea numărului de personal
şi a veniturilor salariale se recomandă:
- prezentarea
activităţii de raportare a datelor privind numărul de personal
şi veniturile salariale ale acestuia (pct. 5.1);
- delimitarea acesteia, în
special de alte activităţi de raportare, cum ar fi cele financiare,
cele privind achiziţiile etc. (pct. 5.2);
- nominalizarea
activităţilor privind organizarea concursurilor, examenelor de
angajare sau de întocmire a pontajelor ori a statelor de salarii etc., ca
activităţi furnizoare de informaţii către activitatea de
raportare a numărului de personal şi a veniturilor salariale, sau
nominalizarea activităţii de elaborare a rapoartelor de sinteză,
pe ansamblul entităţii publice, care se bazează pe
informaţiile primite de la activitatea procedurată (pct. 5.3);
- nominalizarea, ca furnizoare
de date, a compartimentului/persoanei cu atribuţii/sarcini de organizare a
concursurilor/examenelor de angajare, a direcţiilor/serviciilor la nivelul
cărora se întocmesc pontajele, a compartimentului/persoanei care
elaborează statele de salarii etc. sau a compartimentului de sinteză,
ca beneficiar de informaţii. Se nominalizează ca fiind implicate în
procesul activităţii persoana/biroul/serviciul cu sarcina
evidenţei personalului şi a stabilirii drepturilor salariale ale
acestuia (pct. 5.4).
b.2.6) Cu privire al
Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile
activităţii procedurate (componenta 6):
- această componentă
priveşte, în special, listarea documentelor cu rol de reglementare
faţă de activitatea procedurată;
- este necesar să fie
cunoscute şi respectate toate reglementările care guvernează
fiecare activitate;
- gruparea pe cele 4 categorii
are rol de sistematizare a reglementărilor, unde: reglementările
internaţionale în legătură cu domeniul respectiv sunt cele la
care România este parte; legislaţia primară se referă la legi
şi la ordonanţe ale Guvernului; legislaţia secundară are în
vedere hotărâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuţii
de reglementare şi care sunt emise în aplicarea legilor şi/sau a
ordonanţelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementări
interne ale entităţii publice (legislaţie terţiară),
se referă la instrucţiuni, precizări, decizii, ordine sau altele
asemenea şi au efect asupra activităţii procedurate.
b.2.7) Cu privire la
Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura
operaţională (componenta 7):
- se va urmări definirea
acelor termeni care: reprezintă element de noutate; sunt mai puţin
cunoscuţi; prezintă sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot
conduce la confuzii etc.;
- se recomandă
precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineşte
termenul în cauză;
- se va avea în vedere
abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituţii etc.)
utilizaţi cu mai mare frecvenţă în textul procedurii
operaţionale şi/sau care, în urma acestei acţiuni, permit o înţelegere
şi utilizare mai uşoară a procedurii;
- se recomandă ca ordinea
în care se înscriu atât definiţiile termenilor în tabelul 7.1, cât şi
abrevierile termenilor în tabelul 7.2, să fie aceea dată de prima
apariţie în textul procedurii operaţionale a termenului definit sau
abreviat, după caz;
- în tabelele 7.1 şi 7.2
din modelul de procedură operaţională au fost definiţi
şi, respectiv, abreviaţi, pentru exemplificare, termeni
utilizaţi în model.
b.2.8) Cu privire la
Descrierea procedurii operaţionale (componenta 8):
- această componentă
reprezintă, în fapt, esenţa procedurii operaţionale. În
acelaşi timp este şi acea componentă care nu este
generalizabilă prin model de procedură decât în termeni foarte largi.
Componenta este dependentă, în mod direct, de condiţiile concrete în
care se desfăşoară activitatea respectivă în cadrul
entităţii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare,
de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare şi umane, de
calitatea şi pregătirea profesională a salariaţilor
şi, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management
financiar şi control. Cele câteva puncte şi subpuncte, enumerate la
această componentă în prezentul model de procedură
operaţională, recomandă una din multitudinea de
posibilităţi de descriere a acestei componente;
- la
"Generalităţi" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu
privind caracteristicile activităţii. Se va evita repetarea acelora
deja abordate în cadrul celorlalte componente ale procedurii operaţionale,
cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaţionale (prezentate la
componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operaţionale
(prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de
referinţă aplicabile activităţii procedurate (prezentate la
componenta 6). De exemplu, în cazul unei proceduri operaţionale privind
activitatea de aprovizionare, la "Generalităţi" se poate
menţiona că aceasta urmăreşte descrierea clară a produsului/serviciului
de achiziţionat, verificarea şi aprobarea documentelor utilizate în
procesul de aprovizionare, relaţiile cu furnizorii/prestatorii,
recepţia produsului/serviciului aprovizionat, păstrarea/arhivarea
documentelor etc. De asemenea, se pot prezenta principiile generale aplicabile
activităţii, cum ar fi: transparenţa, egalitatea şanselor
potenţialilor furnizori/prestatori, legalitatea, imparţialitatea,
confidenţialitatea etc.;
- la "Documente
utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, în principal, cele de natura
formularelor, dar şi manuale, instrucţiuni operaţionale, liste
de verificare (check-lists) etc., care furnizează informaţii necesare
derulării activităţii, contribuie la prelucrarea de date în
cadrul procesului sau transmit rezultatele obţinute altor utilizatori. De
reţinut că documentele trebuie să fie actualizate, utile,
precise, uşor de examinat, disponibile şi accesibile managerului,
salariaţilor şi terţilor, dacă este cazul. Subpct. 8.2.1,
8.2.2 şi 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele
putând fi comasate sau detaliate în funcţie de amploarea, volumul,
diversitatea şi complexitatea documentelor respective;
- la "Lista şi
provenienţa documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are în vedere
nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea
şi actualizarea acestora, a codurilor de identificare, dacă este
cazul, a regimului informaţiilor conţinute etc. În această
listă se nominalizează şi documentele interne de această
natură, emise şi utilizate în cadrul compartimentelor sau, prin
colaborare, între compartimentele entităţii publice;
- la "Conţinutul
şi rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate în
forma completă, anexând la procedură modele ale documentelor,
instrucţiuni de completare a acestora şi menţiuni referitoare la
rolul lor;
- subpct. 8.2.3
"Circuitul documentelor" are în vedere compartimentele/persoanele la
care trebuie să circule documentele în procesul de realizare a
activităţii, precum şi operaţiunile ce se efectuează
în legătură cu documentul respectiv, la fiecare
compartiment/persoană pe la care circulă. Este necesar ca circuitul
documentelor aferente activităţii să fie integrat în fluxul
general al documentelor din cadrul entităţii publice. Se
recomandă utilizarea reprezentării grafice a circuitului documentelor;
- pct. 8.3 "Resurse
necesare" se dezvoltă pe structura clasică a acestora, respectiv
resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) şi,
respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3). De menţionat că
structura resurselor este foarte sensibilă faţă de activitatea
la care ne referim; la unele activităţi resursa necesară
preponderentă este cea materială, iar la altele este
preponderentă resursa umană sau resursa financiară ori combinaţii
ale acestora;
- subpct. 8.3.1 "Resursa
materială" se dezvoltă pe elementele de logistică: birouri,
scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare
personale, acces la baza de date, reţea, imprimantă,
posibilităţi de stocare a informaţiilor etc., dar şi pe
elemente de altă natură, dacă specificul activităţii o
impune. De exemplu, în cazul unei entităţi publice cu activitate de
teren intensă, cu deplasări auto frecvente, activitatea de transport
capătă o conotaţie distinctă, iar procedura
operaţională aferentă, la resursa materială, va trebui
să reflecte parcul auto, fapt care, în acest caz, va da greutate
sporită acestui tip de resursă, în comparaţie cu resursa
umană sau financiară;
- subpct. 8.3.2 "Resursa
umană" fixează compartimentul/compartimentele şi/sau
persoana/persoanele din cadrul entităţii publice care sunt implicate,
prin atribuţiile/sarcinile de serviciu, în realizarea
activităţii procedurate;
- subpct. 8.3.3 "Resursa
financiară" are în vedere prevederea în buget a sumelor necesare
cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile
necesare desfăşurării activităţii, acoperirea
contravalorii serviciilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor
cu personalul direct implicat în activitatea respectivă etc.), dar şi
a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume
activităţi. De exemplu, în situaţia unei activităţi de
achiziţie, resursa financiară trebuie să reflecte sumele din
buget aferente programului de achiziţii al entităţii publice;
- pct. 8.4 "Modul de
lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus în
procedura operaţională, numai prin aportul salariaţilor
implicaţi direct în acea activitate;
- subpct. 8.4.1
"Planificarea operaţiunilor şi a acţiunilor
activităţii" se sprijină, pe de o parte, pe acţiunile
identificate, aşa cum sunt ele listate în cadrul tabelului de la
componenta 9 "Responsabilităţi şi răspunderi în
derularea activităţii", iar pe de altă parte, pe o
bună cunoaştere şi stăpânire a cerinţelor generale
şi a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr. 8
"Planificarea" şi a Standardului de control intern nr. 11
"Managementul riscului", prezentate în anexa nr. 1 la ordin.
Acţiunile analizate prin prisma resurselor de toate categoriile, a
termenelor de realizare, a riscurilor identificate şi a măsurilor de
limitare a efectului acestora, a condiţiilor de eficienţă
şi legalitate impuse, puse în corelaţie şi într-o succesiune
logică şi cronologică, constituie în fapt instrumentul de
planificare cuprins în procedura operaţională pentru activitatea
analizată. Un exemplu în acest sens poate fi considerat Cadrul general al
proiectelor de operaţiuni supuse vizei de control financiar preventiv,
anexa nr. 1 la Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului
financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice
nr. 522/2003, cu modificările şi completările ulterioare, precum
şi cadrele specifice ale proiectelor de operaţiuni supuse controlului
financiar preventiv propriu, ca activitate de sine stătătoare,
documente elaborate şi aprobate la nivelul fiecărei
entităţi publice;
- subpct. 8.4.2
"Derularea operaţiunilor şi acţiunilor" reflectă
programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei implicate în realizarea
activităţii, în care acesta/aceasta uzează de toate
instrumentele specifice şi acţionează corespunzător
prevederilor din procedura operaţională şi, în special, celor
din instrumentul de planificare a activităţii. Se recomandă
cuprinderea în procedura operaţională, sub formă tabelară,
a modului de operare, unde pe verticală se pot cuprinde etapele ce se
derulează în legătură cu activitatea respectivă, iar pe
orizontală se precizează intrările de informaţii (de la
cine? ce?), operaţiunile, acţiunile/prelucrările,
completările etc., ce au loc faţă de datele intrate,
instrumentele utilizate în acest scop, ieşirile de rezultate (care?
către cine? etc.). Recomandăm ca exemplu de instrument utilizat în
derularea unei activităţi consultarea modelelor privind listele de
verificare (check-lists) a proiectelor de operaţiuni prezentate la
viză în cadrul activităţii de control financiar preventiv
propriu, modele aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr.
912/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice generale referitoare
la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul
ministrului finanţelor publice nr. 522/2003, cu modificările
ulterioare;
- subpct. 8.4.3
"Valorificarea rezultatelor activităţii" poate fi orientat
către mai multe direcţii, ca de exemplu: analiza gradului de
realizare a indicatorilor de performanţă asociaţi
activităţii; furnizarea datelor şi informaţiilor cu privire
la rezultatele activităţii către beneficiarii acestora;
identificarea măsurilor de îmbunătăţire etc.
b.2.9) Cu privire la
Responsabilităţi şi răspunderi în derularea
activităţii (componenta 9):
- se va urmări
identificarea tuturor acţiunilor care au loc în legătură cu
activitatea procedurată, precum şi fixarea acestora pe
compartimentele (posturile) cărora le revin responsabilităţile
şi/sau, după caz, răspunderile faţă de acestea;
- se recomandă
cuprinderea acţiunilor în tabel, pe cât posibil, în ordinea logică a
desfăşurării lor, iar a compartimentelor (posturilor), în
ordinea intervenţiei în proces;
- în tabelul 9 din modelul de
procedură operaţională, compartimentele (posturile) au fost
simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., acţiunile (operaţiunile),
cu a, b, c, ..., iar responsabilităţile/răspunderile, cu
abrevierile regăsite în tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare;
A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observăm, de exemplu,
că operaţiunea a este o operaţiune de elaborare E, care revine
compartimentului I; operaţiunea c este o operaţiune de aprobare A, în
răspunderea postului III; acţiunea f este o acţiune de arhivare
Ah., ce revine compartimentului VI etc.
b.2.10) Cu privire la Anexe,
înregistrări, arhivări (componenta 10):
- este necesar ca procedura
operaţională să cuprindă în anexe toate instrumentele
relevante, prezentate în cadrul celorlalte componente ale acesteia, şi
care sunt aplicabile în realizarea activităţii;
- pentru o mai bună
ordonare şi evidenţă a anexelor, se recomandă întocmirea
tabelului prezentat la componenta 10 din model.