În conformitate cu prevederile art. 6 alin. (1) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. De asemenea, potrivit pct. 2 din Anexa 1 la OMEF 3512/2008, documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

- denumirea documentului

- denumirea/numele şi prenumele, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care întocmeşte documentul

- numărul documentului şi data întocmirii acestuia

- menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul)

- conţinutul operaţiunii economice-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia

- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz

- numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective, după caz

- alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.

Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare.

Art. 1 din OUG 28/1999 privind obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, prevede:

(1) Operatorii economici care efectuează livrări de bunuri cu amănuntul, precum şi prestări de servicii direct către populaţie sunt obligaţi să utilizeze aparate de marcat electronice fiscale.

(2) Operatorii economici prevăzuţi la alin. (1), denumiţi în continuare utilizatori, au obligaţia să emită bonuri fiscale cu aparate de marcat electronice fiscale şi să le predea clienţilor. La solicitarea clienţilor, utilizatorii vor elibera acestora şi factură fiscală.

Conform prevederilor art. 155 alin. (7) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare, persoana impozabilă este scutită de obligaţia emiterii facturii pentru următoarele operaţiuni, cu excepţia cazului în care beneficiarul solicită factura:

a) transportul persoanelor cu taximetre, precum şi transportul persoanelor pe baza biletelor de călătorie sau a abonamentelor

b) livrările de bunuri prin magazinele de comerţ cu amănuntul şi prestările de servicii către populaţie, consemnate în documente, fără nominalizarea cumpărătorului

c) livrările de bunuri şi prestările de servicii consemnate în documente specifice, care conţin cel puţin informaţiile prevăzute la alin. (5).

Prin HG 105/2009 au fost abrogate prevederile HG 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiară şi contabilă şi a normelor metodologice privind întocmirea şi utilizarea acestora, precum şi toate ordinele ministrului economiei şi finanţelor care au fost emise având ca temei legal hotărârea mai sus menţionată.

În aceste  condiţii au fost abrogate şi prevederile OMFP 293/2006 pentru modificarea OMFP 1714/2005 privind aplicarea prevederilor HG 831/1997. În OMFP 293/2006 se prevedea că bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice fiscale, şi anume:

- bonul fiscal utilizat pentru justificarea TVA aferente carburanţilor achiziţionaţi în vederea desfăşurării activităţii

- bonul fiscal emis de aparatul de marcat fiscal utilizat în activitatea de taximetrie

- bonul fiscal care atestă plata prin cardurile bancare

- bonul fiscal a cărui valoare totală este de până la 100 lei inclusiv,

sunt documente care stau la baza înregistrării în contabilitate a cheltuielilor.

Menţionăm că entităţile trebuie să aibă în vedere următoarele:

- bonurile fiscale emise cu aparatele de marcat electronice fiscale în baza OUG 28/1999 sunt documente care atestă efectuarea plăţii şi se anexează la registrul de casă

- înregistrarea în contabilitate a bunurilor achiziţionate sau a cheltuielilor efectuate de entitate şi achitate pe bază de bon fiscal (cu numerar sau card bancar), se poate efectua dacă:

a) entitatea solicită furnizorului factura aferentă bunurilor livrate sau serviciilor prestate, având ca anexă bonul fiscal emis de aparatul de marcat electronic fiscal

sau

b) entitatea justifică cheltuielile efectuate fie prin documente care atestă intrarea în gestiune a bunurilor achiziţionate, fie cu alte documente, cum sunt: ordin de deplasare, decont de cheltuieli, la care se anexează bonul fiscal, documentele respective fiind avizate de persoana care aprobă efectuarea acestor cheltuieli.

În cazul achiziţionării carburanţilor auto pe bază de bon fiscal, în conformitate cu prevederile din Codul fiscal, aceste bonuri pot fi utilizate şi ca documente justificative care stau la baza înregistrării cheltuielilor în contabilitate, dacă sunt ştampilate şi au înscrise denumirea cumpărătorului şi numărul de înmatriculare a autovehiculului.

În baza prevederilor art. 10 alin. (4) din Legea contabilităţii, răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-şef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească această funcţie, împreună cu personalul din subordine. În cazul în care contabilitatea este condusă pe bază de contract de prestări de servicii, încheiat în persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România, răspunderea pentru conducerea contabilităţii revine acestora, potrivit legii şi prevederilor contractuale.